FAQ.
Auf dieser Seite finden Sie Antworten auf viele gängigen Fragen rund um unsere Digital Office Angebote. Haben Sie weitere Fragen? Zögern Sie nicht und nehmen Sie mit uns Kontakt auf. Wir beraten Sie gerne und zeigen Ihnen Möglichkeiten auf, wie Sie ihre Effizienz in der Buchhaltung steigern können.
Ja, wir unterstützen Sie gerne bei jeder Art der Extraktion und Transformation von Daten und Informationen von Papierdokumenten in ein digitales Format, nicht nur bei Kreditorenbelegen.
Auch für Unternehmen welche bis anhin aufgrund eines erhöhten Sicherheitsbedürfnisses und der Vertraulichkeit von Daten auf eine Digitalisierung verzichtet haben oder eine „Behind the Firewall“ (BTF) Lösung einsetzen, bieten wir individuelle Unterstützung:
- Abholung und Lieferung der Papierdokumente bzw. der digitalisierten Daten mit Kurier
- Fachgerechte Vernichtung der Dokumente
- Haltbare Verpackung von Unterlagen
- Sichere Einlagerung von Originaldokumenten
Unser physisches Archiv ist rund um die Uhr mit einem elektronischen Zugangssystem (3fach) gesichert. Zudem verfügt Copytrend über ein Sicherheitszertifikat des VBS für den Umgang mit vertraulichen Dokumenten.
Ja, unsere Lösung ist zukunftssicher. Ihre Daten werden immer in Standard-Formaten abgelegt und können somit jederzeit in andere Systeme integriert oder migriert werden, beispielsweise bei der Einführung eines eigenen Dokumentenmanagementsystems (DMS).
Der Kreditorenworkflow, auch Eingangsrechnungsverarbeitung genannt, beschreibt den Prozess den Kreditorenrechnungen vom Posteingang bis zur Verbuchung durchlaufen.
Nein, Sie benötigen zur Nutzung unserer Services keine eigene Hard- oder Software.
Falls Sie bereits über eigene Software (z.B. ERP, DMS, PM-Tool, Buchhaltungssoftware) verfügen, stellen wir die nahtlose Integration unserer Digital Services in Ihre bestehende Systemlandschaft sicher.
Für alle Schweizer KMU, die, ohne Investitionen in Hard- und/oder Software, rasch Kosten einsparen, Effizienz steigern und die digitale Transformation vorantreiben wollen.
Sie scannen mehrere Kreditorenrechnungen unsortiert und stapelweise. Für die digitale Belegtrennung wird kein Trennblatt, kein Patch-, Bar- oder QR-Code benötigt.
Nein, Sie scannen Ihre Belege stapelweise und unsortiert. Sowohl die Belegtrennung wie auch die Texterkennung (OCR) werden durch uns sichergestellt.
Lediglich die Auflösung beim Scannen ist von Bedeutung und muss sinnvoll eingestellt sein.
Ja, alle unsere eingesetzten Systeme sind mehrsprachig.
Ja, unsere eingesetzten Systeme unterstützen mehrere Mandanten und verfügen über umfangreiche Möglichkeiten der Zugriffssteuerung.
Der Visums- und Freigabeprozess für Kreditorenrechnungen wird nach Ihren spezifischen Anforderungen eingerichtet.
Beispiel für einen mehrstufigen Visumsprozess:
- Visum und Freigabe durch Besteller
- Visum und Freigabe durch Niederlassungsleiter
- Visum und Freigabe durch Regionenleiter
- Visum und Freigabe durch CFO/CEO
Unsere Services können von allen Firmen, unabhängig der Branche, genutzt und eingesetzt werden.
Sie benötigen lediglich einen Internetzugang und einen aktuellen Internet-Browser. Um unsere Services nutzen zu können, ist weder spezielle Hard- noch Software nötig.
Sowohl der Freigabe- und Visumsprozess, wie auch das durch uns zur Verfügung gestellte Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit den archivierten Belegen, sind webbasiert.
Bei der Verwendung eigener Systeme liefern wir die Daten im gewünschten Format.
Ja, es existieren bereits Schnittstellen zu Drittsystemen um unsere Digital Services nahtlos in bestehende Systemlandschaften einzubinden. Wir sind flexibel in Bezug auf die Datenlieferung zur Anbindung von weiteren Kundensystemen, sofern eine entsprechende Schnittstelle im Zielsystem vorhanden ist.
Falls es sich bei Ihrem System um eine in der Schweiz verbreitete Lösung mit der Möglichkeit zum Datenimport handelt und noch keine Schnittstelle für unsere Services vorhanden ist, übernehmen wir Entwicklungsaufwand und -kosten für die neue Schnittstelle, d.h. keine zusätzlichen Kosten für Sie.
